Le but de cet article est de démontrer l’utilité de certains outils informatiques et de l’amélioration qu’ils peuvent apporter, ceci particulièrement dans des associations et petites coopératives.
Introduction
Nous vivons dans un monde qui évolue extrêmement vite. Le smartphone et internet ont initié une collaboration et un changement de la société. Ce qu’on utilise régulièrement n’existait même pas quelques années en arrière.
Qui n’a pas entendu parler du téléchargement de musique et de film ? Avez-vous entendu parler de la nouvelle concurrence des taxis au travers d’Uber ?
La nouvelle économie numérique se développe rapidement et de ce fait, devient une nouvelle concurrence pour des systèmes économiques existants. Elle créée de nouvelles opportunités comme jamais vu auparavant. Facebook a été créé, il y a peine 10 ans, et plus d’un milliard de personnes l’utilisent régulièrement.
Une technologie est souvent développée par des ingénieurs, pour résoudre un problème d’ingénieurs. Cette technologie, si elle est utile, à tendance à se démocratiser et à se simplifier. Elle ne sert plus les intérêts de quelques ingénieurs, mais devient un outil utilisable par un nombre croissant de gens. Cette nouvelle technologie en simplifiant notre interaction avec notre environnement, initie un changement de société.
Nous allons voir quelques outils, ce qu’ils peuvent apporter à une association ou à une coopérative et comment ils peuvent faciliter la collaboration. Ces outils évoluent très vite et les outils proposés ici ont des alternatives qui sont aussi valables. Mon but est de proposer des outils simples, efficaces et utilisables pour un faible coût (ou gratuit). Mes choix sont basés sur mon expérience, mes propres tris et les retours de mes utilisateurs. La mise en place de certains outils n’est pas toujours triviale et peut demander une certaine connaissance technique, mais l’utilisation doit rester simple.
La technologie dans le groupe ?
Le but de la technologie est de se simplifier la vie en tant que groupe sur le long terme. La technologie doit être utile, comprise et utilisée. La majorité des outils facilitent la communication et le partage des connaissances.
La communication est utilisée dans un cadre très large. Par exemple, discuter ensemble, partager des documents, informer des membres et prendre des décisions.
Une bonne stratégie de mise en place d’une nouvelle technologie est d’observer les interactions entre les individus, comprendre les difficultés qu’ils ont pour communiquer, et proposer des solutions pour faciliter et encourager cette communication.
Par exemple, des difficultés pourraient se présenter lorsque plusieurs personnes travaillent sur les mêmes documents. Comment la technologie peut nous simplifier ce travail collaboratif ? Quel outil peut-on mettre en place pour faciliter cette collaboration ? Il faut donc trouver un outil qui permet de simplifier ce travail.
Une bonne stratégie consiste ensuite à « tester des outils » avec quelques personnes. Est-ce que l’outil leur convient, quels sont les informations dont ils ont besoin, est-ce qu’ils sont positifs par rapport à l’utilisation de cet outil ?
Une fois que l’outil a été validé par notre petit groupe d’utilisateurs, on peut, dès lors, commencer à le proposer à d’autres membres. Cela demande de la patience et beaucoup de communication.
Si une technologie mise en place ne devrait plus convenir car elle est par exemple peu utilisée ou qu’elle engendre une perte du temps, il ne faudrait donc pas hésiter à la supprimer.
Comment la technologie nous permet de mieux communiquer ?
Une association ou une coopérative est créée et développée par un travail collectif. Souvent les personnes ne sont pas rémunérées et le font par passion.
Cela veut dire, qu’il y a souvent beaucoup de personnes, qui travaillent à côté et ont des agendas chargés. La communication est donc indispensable, et de ce fait technologie peut faciliter cette communication.
On peut séparer la communication en plusieurs domaines :
Faire connaître l’association : par exemple par le biais d’un site internet.
Partager et communiquer entre membres : mail, skype, téléphone.
Communiquer avec l’extérieur : réseaux sociaux
Écouter l’extérieur : support, hotline
Manager, leader & coacher
Exposer une association ou coopérative sur Internet.
Un des moyens le plus efficace pour exposer votre association est de créer un blog. Un blog est un site internet qui est facile à mettre à jour, qui ne demande pas de grandes compétences techniques et qui permet facilement à plusieurs personnes de participer.
Un blog est formé de deux parties : une partie statique ou vous pouvez présenter votre association, les membres et votre agenda. Il y a aussi une partie plus dynamique, ou vous allez présenter des événements, ce que vous faites, des résumés de séances, et finalement l’activité de votre association ou coopérative.
La solution la plus simple à mettre en place et la plus populaire est WordPress.com. WordPress peut être installé gratuitement, mais cela demande certaines compétences techniques. Il y a possibilité d’utiliser une version gratuite pour comprendre l’outil, mais pour une association il faudra plutôt se tourner sur la version « premium » au prix d’environ CHF 100.-/an.
C’est un bon moyen d’impliquer les membres. Vous leur laissez un accès sur le site et ils peuvent modifier le contenu, ajouter des news. Une bonne approche est de tester cette manière de faire, basée sur la confiance et si vous voyez que cela ne fonctionne pas, vous pourrez éventuellement restreindre certains accès.
Les outils de collaboration
Les groupes de diffusion
La communication est importante dans une coopérative.
L’outil que tout le monde connaît est les « mailing lists ». Vous envoyez un mail sur membres@votreassoc.com et tous les membres vont pouvoir recevoir une copie de votre mail. Cet outil demande une self-discipline, c’est-à-dire que les membres doivent utiliser cette liste afin d’informer, de communiquer de manière efficace.
C’est un excellent moyen pour montrer aux membres qu’il y a de l’activité, qu’ils sont dans une coopérative qui est dynamique. Cela peut demander quelques connaissances techniques pour la mise en place.
Il y a d’autres alternatives, par exemple WhatsApp qui permet de créer des groupes de discussions, les groupe Facebook, Google groups. La gestion de ces outils est relativement simple.
Travailler sur des documents de manière collaborative
Il n’est pas toujours aisé de trouver du temps en commun pour travailler sur un sujet, par exemple établir un communiqué de presse ou préparer une séance, de ce fait certains outils peuvent nous faciliter ce travail.
Le premier outil gratuit se trouve sur http://piratepad.net et à été mis en place par un parti pirate pour faciliter la collaboration entre membres. Cet outil ouvre un lien qui ressemble à http://piratepad.net/ZBLfyt94HU que vous pouvez ensuite partager avec les autres membres. C’est un outil simple et rapide, qui permet de travailler sur un texte ensemble et de proposer des modifications. Le parti pirate l’utilise, par exemple, pour écrire des communiqués de presse.
Le second outil gratuit demande d’avoir un compte Google. On ouvre https://drive.google.com et on peut ensuite créer un nouveau document qui ressemble à excel, powerpoint ou word. En sélectionnant « partager » tout en haut à droite, on peut par exemple activer l’option « tout le monde avec le lien peut éditer le document ». Il suffit ensuite de partager un lien avec les autres membres prenant part à un projet et pourrons facilement collaborer sur ce document. C’est un outil qui peut être parfait pour prendre un PV à plusieurs ! Quand quelqu’un modifie le document, les autres membres verront directement ce qu’il fait et peuvent ainsi collaborer en temps réel.
Une fois que vous avez fini de collaborer sur un document, je vous suggère de le sauvegarder sur une solution de « partage de documents » (cf plus bas.)
Communiquer et discuter
Les outils les plus standards tels que Skype et Google Talk permettent de communiquer (gratuitement), au travers d’une connexion internet.
WhatsApp est un moyen simple de s’envoyer des messages et qui permet la création de groupe ; c’est un outil qui peut remplacer le SMS et les mailing groups.
La VoIP peut être intéressante – cela permet d’avoir une ligne téléphonique qui ressemble à une ligne fixe avec une investissement très faible. Par l’installation d’un logiciel sur votre smartphone, vous pouvez communiquer en VoIP. La VoIP passe par votre connexion Internet. SipCall.ch, par exemple, permet de tester les appels entrants gratuitement. L’avantage, c’est que cette solution permet de séparer les communications professionnels et privées, tout en évitant de faire des frais.
Wiki
Wikipedia est basé sur l’idée que n’importe quelle personne peut apporter sa propre contribution sur une plate-forme communautaire.
Gérer un wiki pour une coopérative est un moyen très simple de gérer, structurer et de collecter les informations. Vous avez plusieurs systèmes qui sont en place et qui peuvent être utilisés gratuitement. Le plus populaires est celui qui fait tourner Wikipedia : http://mediawiki.org.
Partage et stockage de documents
Actuellement, il y a différentes méthodes pour partager des documents. Soit une secrétaire s’occupe de gérer ces documents, soit ils sont échangés par mail. Il faut avoir un stratégie de backup, sauvegarder régulièrement ses documents sur d’autre médias. Cependant, ces systèmes montrent rapidement leurs limites.
Il existe une autre approche. L’idée est que vous avez un répertoire sur votre ordinateur et quand vous modifiez un fichier, ils sera automatiquement mis à jour sur tous les ordinateurs qui sont liés à ce dossier.
L’outil le plus efficace est http://www.dropbox.com. Il est stable et marche sur de nombreuses plate-formes. Avec la version gratuite, on peut déjà gérer une bonne quantité de documents. Il faut par contre éviter de partager des vidéos, des photos, et ne pas hésiter à archiver les documents que vous n’utilisez plus.
Un éditeur de texte gratuit
Actuellement l’éditeur pour vos documents Word et Excel est souvent Microsoft Office.
Tout le monde n’a pas forcement la dernière version, et certaines personnes n’ont même pas cet éditeur. Heureusement, il existe une alternative gratuite qui se nomme LibreOffice https://fr.libreoffice.org/. Il y a quelques limitations par rapport à Microsoft Office, mais il est largement suffisant pour la majorité des documents d’une association.
Les systèmes de vote et de prise de décision
Il y a différents moyens de voter sur Internet. En fonction de la maturité d’une décision, différents systèmes peuvent être utilisés.
Par exemple, le « like » des commentaires sur les journaux romands, le like de Facebook, ou les outils équivalents, permettent la création et le développement d’une idée. Vous pouvez par exemple poser une question, et attendre les retours de vos membres. Cela vous aidera à développer votre décision finale.
Le « vote » ouvert sur Internet : Vous allez sur un site, et vous votez pour ou contre une décision. On peut le voir dans des votes pour voter pour le plus beau chat, la plus belle image, etc. Ce type de vote est fortement à déconseiller, sauf dans un cadre marketing et peut facilement être faussé. Ce que vous voyez dans ce type de vote est la capacité d’une personne à vendre sa solution à d’autres, à faire marcher son réseau d’amis pour soutenir sa solution et non un choix démocratique.
Le document partagé : Très simple à mettre en place, cette solution repose sur la confiance en vos membres et ne marche pas si votre vote doit être à bulletin secret. Vous pouvez par exemple ouvrir un document Google Docs, mettre le nom de tous vos membres et partager le document. Une autre solution consiste simplement à demander leur vote (par mail) et partager un résumé du résultat avec tout le monde. Une fois cette étape terminée, vous partagez le résultat avec les membres. Cet outil très simple à mettre en place, se base sur la confiance, mais sur une confiance contrôlée.
Le vote électronique : Ces solutions demandent une connaissance technique qui n’est pas forcement à la portée d’une coopérative ou association. Il y a plusieurs versions qui ont toutes leurs limites. Le vote électronique français, par exemple, ne marche pas sur tous les ordinateurs. Le vote genevois manque de transparence. Cependant, le vote électronique peut apporter beaucoup. Par exemple donner la possibilité de changer son vote, et permettre à chacun de voir si son vote à bien été pris en compte !
Une évolution intéressante du vote peut être la prise en compte du vote blanc. C’est dire : « Je ne suis pas satisfait par les solutions proposées, donc je ne peux ni dire oui, ni dire non. » ou « Je ne suis pas satisfait par les candidats actuels ». Si vous avez 45 % de oui, 45 % de non, cela veut dire qu’il faut retravaillez la proposition, et proposer une nouvelle solution. La mise en place de cette approche peut apporter beaucoup dans des processus démocratiques.
Gestion de temps
Il y a deux outils gratuits très utile pour gérer son agenda.
http://doodle.com est un outil idéal pour trouver une date permettant à plusieurs personne de se retrouver. C’est un service gratuit qui permet d’organiser des meetings ou autre.
http://calendar.google.com permet de partager un calendrier entre plusieurs personnes. Il permet aussi de mettre ce calendrier sur un site Internet.
GIT
GIT est actuellement utilisé par les développeurs pour partager leur code informatique (par ex. Linux). Beaucoup de produits sont développés à l’aide de GIT.
L’idée de GIT est d’avoir plusieurs vision d’un concept (code). Une autre personne peut reprendre ce concept, l’améliorer, et je peux reprendre à mon tour ces modifications. De cette manière, on a une évolution continue du concept : Chacun participe à sa vision d’un produit, d’un problème, et fait évoluer un concept dans sa globalité.
Cela reste un outil technique, mais une simplification et une utilisation dans d’autres domaines, va certainement venir ces prochaines années.
La démocratie liquide
Le concept de démocratie liquide et des outils à l’exemple du liquide feedback, ont été mis en place par le parti pirate allemand.
En tant qu’individu, j’ai un droit de vote. Je peux déléguer ce droit de vote dans un domaine particulier à des délégués. J’ai le droit de reprendre ma voix à tout moment. Ce délégué peut à son tour attribuer ma voix à une autre personne. Ce système est basé sur la transparence.
Un des avantages est le fait qu’il n’y a plus d’élection et plus de campagne. Les gens à qui on a attribué le plus de voix, deviennent les représentants. Ils sont ainsi toujours au service du citoyen.
L’agilité
L’agilité est une méthode venant de l’informatique, mais dont les concepts sont de plus en plus souvent utilisés dans d’autres domaines http://agilemanifesto.org/
Elle est basée sur 4 concepts :
Les individus et leurs interactions sont plus important que les processus et les outils.
Un logiciel qui fonctionne est plus important qu’une documentation exhaustive.
La collaboration avec les clients est plus important que la négociation contractuelle.
L’adaptation au changement est plus important que le suivi d’un plan.
Et 12 principes qui sont facilement trouvable sur http://agilemanifesto.org/.
Cette approche peut être généralisée aux coopérative et associations. On peut s’y inspirer pour développer des valeurs de base dans notre coopérative.
Une méthode basée sur l’agilité est Scrum (http://www.scrum.org). Cette méthode est basée sur trois piliers : la transparence, l’inspection et l’adaptation. Suivre une méthodologie basée sur Scrum évite des problèmes de communication et d’incompréhension par une méthodologie relativement simple.
La coopérative 3.0
On peut citer de nombreux projets qui reprennent les idées de la coopérative.
On peut citer par exemple l’OpenSource. L’OpenSource c’est des gens passionnés qui travaillent ensemble et permettent le plus souvent d’utiliser leur travail gratuitement. On peut citer l’exemple de Linux. Linux fait tourner la majorité des sites internet. Les téléphones android sont construits sur Linux. Votre routeur, votre télévision, votre machine à laver sont peut-être aussi basée sur ce travail collaboratif qu’est Linux. Des passionnés ont collaborés ensemble pour créer cette base utilisée de nombreux produits.
AliExpress et deal-extreme sont deux services Chinois qui me permettent d’acheter des produits directement depuis le fournisseur à un prix très bas. Au lieu d’acheter à un revendeur qui se fait fournir depuis la chine, j’achète directement depuis le producteur. Le producteur se trouvant directement en relation avec le consommateur.
On peut aussi citer Uber qui met en relation des particuliers afin de transporter des gens contre rémunération. Vous ne faîtes plus appel à un taxi, mais à un particulier.
AirBNB, HomeExchange.com, et de nombreux autres services permettent de partager notre appartement. Je vais en vacances et au lieu de payer une chambre d’hôtel, j’échange mon appartement contre celui d’un autre appartement d’un particulier. Est-ce qu’il faut facturer au consommateur les taxes de séjour ? Est-ce qu’il doit payer la TVA ? Est-ce que les hôtels face à cette nouvelle concurrence doivent continuer à payer ces taxes ?
Ces services tuent des monopoles. Ils détruisent des plans de l’économie, mais permettent de créer de nouvelles économies, de nouvelles manières de consommer. Ils développent aussi l’idée du partage et de la confiance. On teste une fois, on fait l’expérience et on remarque que finalement on est souvent mieux servi que par des systèmes classiques.
Est-ce que la coopérative 3.0 se trouve au travers de ces services ? C’est à dire une entité souvent commerciale qui permet à des gens de coopérer, d’échanger, de créer leur propre coopérative virtuelle.
Conclusion
Les outils technologiques permettent de simplifier la communication et de la faciliter. Cette technologie doit être utilisée de manière mesurée, et ne pas être une contrainte, mais un moyen de résoudre des difficultés dans une équipe.
Un des grand changement de la technologie est le partage du pouvoir. Une société est actuellement basée sur un président, secrétaire, responsable des finances – hors dans les évolutions apportées par la technologie, est le partage des connaissances et du pouvoir. Il est donc plus facile de récolter l’avis des personnes et ainsi le rôle du président sera de coacher plutôt que de décider. Un leader et une équipe motivée reste pour autant nécessaire pour que l’association ou la coopérative évolue, soit active et reste vivante.
L’autre grand changement est la prise de conscience qu’on peut avoir confiance en nos membres. Si on prend Wikipedia, leur innovation est d’avoir dit : « On peut avoir confiance envers nos participants, alors donnons-leur les outils pour participer plus facilement. » . On se base sur l’idée qu’on peut leur faire confiance, et en cas de problème, il faudra mettre des limites. L’autre approche consiste à informer des limites aux membres et les contrôler.
Cette approche doit aussi être basée sur la possibilité de revenir en arrière, et de contrôler qui fait une action. De cette manière, on peut améliorer la connaissance des gens qui font des erreurs et interdire les accès aux membres qui font délibérément des erreurs.
Quelques points sur lesquels on doit faire attention :
- La langue reste souvent un barrage dans la communications dans les coopératives. Il n’y a actuellement pas de solution simple et idéale.
- Tiers-monde numérique : De plus en plus de gens ont les connaissances technologiques pour utiliser des outils, surtout avec la démocratisation du mobile, mais attention à ne pas exclure les gens qui n’ont pas ces connaissances.
- Entraînez vos utilisateurs : Un utilisateur ne va pas aimer un outil s’il n’en voit pas l’intérêt, ou qu’il n’a pas les connaissances pour l’utiliser. Il va certainement penser que l’outil est mauvais même si cela n’est pas le cas.
- La maturité et les besoins de différents groupes n’est pas la même. Un outil très populaire dans un groupe ou une coopérative peut ne pas marcher dans un autre groupe. Adaptez vos outils !
- KISS : Mettez en place des outils simples et qui résolvent les problèmes que vous avez et pas les problèmes que vous pensez pouvoir éventuellement avoir dans le futur.
- Transparence : Utilisez les outils pour développer la transparence et la communication.
Un travail, même bénévole, mérite salaire. Le salaire n’est pas seulement l’argent, mais cela peut aussi inviter les membres les plus actifs à une activité, les remercier ou envoyer une lettre de remerciement avec un petit cadeau à noël.
Le F2F, face to face, soit les rendez-vous en personne, sont indispensables de temps en temps et ne sera jamais remplacé par les outils informatiques. Cela permet une certaine spontanéité, de découvrir le langage corporel des autres membres. La version plus conviviale étant le B2B (BeerToBeer)