Le but de cet article est de d\u00e9montrer l’utilit\u00e9 de certains outils informatiques et de l’am\u00e9lioration qu’ils peuvent apporter, ceci particuli\u00e8rement dans des associations et petites coop\u00e9ratives.<\/p>\n
Introduction<\/strong><\/p>\n Nous vivons dans un monde qui \u00e9volue extr\u00eamement vite. Le smartphone et internet ont initi\u00e9 une collaboration et un changement de la soci\u00e9t\u00e9. Ce qu’on utilise r\u00e9guli\u00e8rement n’existait m\u00eame pas quelques ann\u00e9es en arri\u00e8re.<\/p>\n Qui n’a pas entendu parler du t\u00e9l\u00e9chargement de musique et de film ? Avez-vous entendu parler de la nouvelle concurrence des taxis au travers d’Uber ?<\/p>\n La nouvelle \u00e9conomie num\u00e9rique se d\u00e9veloppe rapidement et de ce fait, devient une nouvelle concurrence pour des syst\u00e8mes \u00e9conomiques existants. Elle cr\u00e9\u00e9e de nouvelles opportunit\u00e9s comme jamais vu auparavant. Facebook a \u00e9t\u00e9 cr\u00e9\u00e9, il y a peine 10 ans, et plus d’un milliard de personnes l’utilisent r\u00e9guli\u00e8rement.<\/p>\n Une technologie est souvent d\u00e9velopp\u00e9e par des ing\u00e9nieurs, pour r\u00e9soudre un probl\u00e8me d’ing\u00e9nieurs. Cette technologie, si elle est utile, \u00e0 tendance \u00e0 se d\u00e9mocratiser et \u00e0 se simplifier. Elle ne sert plus les int\u00e9r\u00eats de quelques ing\u00e9nieurs, mais devient un outil utilisable par un nombre croissant de gens. Cette nouvelle technologie en simplifiant notre interaction avec notre environnement, initie un changement de soci\u00e9t\u00e9.<\/p>\n Nous allons voir quelques outils, ce qu’ils peuvent apporter \u00e0 une association ou \u00e0 une coop\u00e9rative et comment ils peuvent faciliter la collaboration. Ces outils \u00e9voluent tr\u00e8s vite et les outils propos\u00e9s ici ont des alternatives qui sont aussi valables. Mon but est de proposer des outils simples, efficaces et utilisables pour un faible co\u00fbt (ou gratuit). Mes choix sont bas\u00e9s sur mon exp\u00e9rience, mes propres tris et les retours de mes utilisateurs. La mise en place de certains outils n’est pas toujours triviale et peut demander une certaine connaissance technique, mais l’utilisation doit rester simple.<\/p>\n La technologie dans le groupe ?<\/strong><\/p>\n Le but de la technologie est de se simplifier la vie en tant que groupe sur le long terme. La technologie doit \u00eatre utile, comprise et utilis\u00e9e. La majorit\u00e9 des outils facilitent la communication et le partage des connaissances.<\/p>\n La communication est utilis\u00e9e dans un cadre tr\u00e8s large. Par exemple, discuter ensemble, partager des documents, informer des membres et prendre des d\u00e9cisions.<\/p>\n Une bonne strat\u00e9gie de mise en place d’une nouvelle technologie est d’observer les interactions entre les individus, comprendre les difficult\u00e9s qu’ils ont pour communiquer, et proposer des solutions pour faciliter et encourager cette communication.<\/p>\n Par exemple, des difficult\u00e9s pourraient se pr\u00e9senter lorsque plusieurs personnes travaillent sur les m\u00eames documents. Comment la technologie peut nous simplifier ce travail collaboratif ? Quel outil peut-on mettre en place pour faciliter cette collaboration ? Il faut donc trouver un outil qui permet de simplifier ce travail.<\/p>\n Une bonne strat\u00e9gie consiste ensuite \u00e0 \u00ab tester des outils \u00bb avec quelques personnes. Est-ce que l’outil leur convient, quels sont les informations dont ils ont besoin, est-ce qu’ils sont positifs par rapport \u00e0 l’utilisation de cet outil ?<\/p>\n Une fois que l’outil a \u00e9t\u00e9 valid\u00e9 par notre petit groupe d’utilisateurs, on peut, d\u00e8s lors, commencer \u00e0 le proposer \u00e0 d’autres membres. Cela demande de la patience et beaucoup de communication.<\/p>\n Si une technologie mise en place ne devrait plus convenir car elle est par exemple peu utilis\u00e9e ou qu’elle engendre une perte du temps, il ne faudrait donc pas h\u00e9siter \u00e0 la supprimer.<\/p>\n Comment la technologie nous permet de mieux communiquer ?<\/strong><\/p>\n Une association ou une coop\u00e9rative est cr\u00e9\u00e9e et d\u00e9velopp\u00e9e par un travail collectif. Souvent les personnes ne sont pas r\u00e9mun\u00e9r\u00e9es et le font par passion.<\/p>\n Cela veut dire, qu’il y a souvent beaucoup de personnes, qui travaillent \u00e0 c\u00f4t\u00e9 et ont des agendas charg\u00e9s. La communication est donc indispensable, et de ce fait technologie peut faciliter cette communication.<\/p>\n On peut s\u00e9parer la communication en plusieurs domaines :<\/p>\n Faire conna\u00eetre l’association : par exemple par le biais d’un site internet. Exposer une association ou coop\u00e9rative sur Internet.<\/strong><\/p>\n Un des moyens le plus efficace pour exposer votre association est de cr\u00e9er un blog. Un blog est un site internet qui est facile \u00e0 mettre \u00e0 jour, qui ne demande pas de grandes comp\u00e9tences techniques et qui permet facilement \u00e0 plusieurs personnes de participer.<\/p>\n Un blog est form\u00e9 de deux parties : une partie statique ou vous pouvez pr\u00e9senter votre association, les membres et votre agenda. Il y a aussi une partie plus dynamique, ou vous allez pr\u00e9senter des \u00e9v\u00e9nements, ce que vous faites, des r\u00e9sum\u00e9s de s\u00e9ances, et finalement l’activit\u00e9 de votre association ou coop\u00e9rative.<\/p>\n La solution la plus simple \u00e0 mettre en place et la plus populaire est WordPress.com<\/a>. WordPress peut \u00eatre install\u00e9 gratuitement, mais cela demande certaines comp\u00e9tences techniques. Il y a possibilit\u00e9 d’utiliser une version gratuite pour comprendre l’outil, mais pour une association il faudra plut\u00f4t se tourner sur la version \u00ab premium \u00bb au prix d’environ CHF 100.-\/an.<\/p>\n C’est un bon moyen d’impliquer les membres. Vous leur laissez un acc\u00e8s sur le site et ils peuvent modifier le contenu, ajouter des news. Une bonne approche est de tester cette mani\u00e8re de faire, bas\u00e9e sur la confiance et si vous voyez que cela ne fonctionne pas, vous pourrez \u00e9ventuellement restreindre certains acc\u00e8s.<\/p>\n Les outils de collaboration<\/strong><\/p>\n \u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Les groupes de diffusion<\/em><\/strong><\/p>\n La communication est importante dans une coop\u00e9rative.<\/p>\n L’outil que tout le monde conna\u00eet est les \u00ab mailing lists \u00bb. Vous envoyez un mail sur membres@votreassoc.com et tous les membres vont pouvoir recevoir une copie de votre mail. Cet outil demande une self-discipline, c’est-\u00e0-dire que les membres doivent utiliser cette liste afin d’informer, de communiquer de mani\u00e8re efficace.<\/p>\n C’est un excellent moyen pour montrer aux membres qu’il y a de l’activit\u00e9, qu’ils sont dans une coop\u00e9rative qui est dynamique. Cela peut demander quelques connaissances techniques pour la mise en place.<\/p>\n Il y a d’autres alternatives, par exemple WhatsApp qui permet de cr\u00e9er des groupes de discussions, les groupe Facebook, Google groups. La gestion de ces outils est relativement simple.<\/p>\n \u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Travailler sur des documents de mani\u00e8re collaborative<\/em><\/strong><\/p>\n Il n’est pas toujours ais\u00e9 de trouver du temps en commun pour travailler sur un sujet, par exemple \u00e9tablir un communiqu\u00e9 de presse ou pr\u00e9parer une s\u00e9ance, de ce fait certains outils peuvent nous faciliter ce travail.<\/p>\n Le premier outil gratuit se trouve sur http:\/\/piratepad.net et \u00e0 \u00e9t\u00e9 mis en place par un parti pirate pour faciliter la collaboration entre membres. Cet outil ouvre un lien qui ressemble \u00e0 http:\/\/piratepad.net\/ZBLfyt94HU<\/a> que vous pouvez ensuite partager avec les autres membres. C’est un outil simple et rapide, qui permet de travailler sur un texte ensemble et de proposer des modifications. Le parti pirate l’utilise, par exemple, pour \u00e9crire des communiqu\u00e9s de presse.<\/p>\n Le second outil gratuit demande d’avoir un compte Google. On ouvre https:\/\/drive.google.com<\/a> et on peut ensuite cr\u00e9er un nouveau document qui ressemble \u00e0 excel, powerpoint ou word. En s\u00e9lectionnant \u00ab partager \u00bb tout en haut \u00e0 droite, on peut par exemple activer l’option \u00ab tout le monde avec le lien peut \u00e9diter le document \u00bb. Il suffit ensuite de partager un lien avec les autres membres prenant part \u00e0 un projet et pourrons facilement collaborer sur ce document. C’est un outil qui peut \u00eatre parfait pour prendre un PV \u00e0 plusieurs ! Quand quelqu’un modifie le document, les autres membres verront directement ce qu’il fait et peuvent ainsi collaborer en temps r\u00e9el.<\/p>\n Une fois que vous avez fini de collaborer sur un document, je vous sugg\u00e8re de le sauvegarder sur une solution de \u00ab partage de documents \u00bb (cf plus bas.)<\/p>\n \u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Communiquer et discuter<\/em><\/strong><\/p>\n Les outils les plus standards tels que Skype et Google Talk permettent de communiquer (gratuitement), au travers d’une connexion internet.<\/p>\n WhatsApp est un moyen simple de s’envoyer des messages et qui permet la cr\u00e9ation de groupe ; c’est un outil qui peut remplacer le SMS et les mailing groups.<\/p>\n La VoIP peut \u00eatre int\u00e9ressante \u2013 cela permet d’avoir une ligne t\u00e9l\u00e9phonique qui ressemble \u00e0 une ligne fixe avec une investissement tr\u00e8s faible. Par l’installation d’un logiciel sur votre smartphone, vous pouvez communiquer en VoIP. La VoIP passe par votre connexion Internet. SipCall.ch, par exemple, permet de tester les appels entrants gratuitement. L’avantage, c’est que cette solution permet de s\u00e9parer les communications professionnels et priv\u00e9es, tout en \u00e9vitant de faire des frais.<\/p>\n \u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Wiki<\/strong><\/em><\/p>\n Wikipedia est bas\u00e9 sur l’id\u00e9e que n’importe quelle personne peut apporter sa propre contribution sur une plate-forme communautaire.<\/p>\n G\u00e9rer un wiki pour une coop\u00e9rative est un moyen tr\u00e8s simple de g\u00e9rer, structurer et de collecter les informations. Vous avez plusieurs syst\u00e8mes qui sont en place et qui peuvent \u00eatre utilis\u00e9s gratuitement. Le plus populaires est celui qui fait tourner Wikipedia : http:\/\/mediawiki.org.<\/p>\n \u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Partage et stockage de documents<\/em><\/strong><\/p>\n Actuellement, il y a diff\u00e9rentes m\u00e9thodes pour partager des documents. Soit une secr\u00e9taire s’occupe de g\u00e9rer ces documents, soit ils sont \u00e9chang\u00e9s par mail. Il faut avoir un strat\u00e9gie de backup, sauvegarder r\u00e9guli\u00e8rement ses documents sur d’autre m\u00e9dias. Cependant, ces syst\u00e8mes montrent rapidement leurs limites.<\/p>\n Il existe une autre approche. L’id\u00e9e est que vous avez un r\u00e9pertoire sur votre ordinateur et quand vous modifiez un fichier, ils sera automatiquement mis \u00e0 jour sur tous les ordinateurs qui sont li\u00e9s \u00e0 ce dossier.<\/p>\n L’outil le plus efficace est http:\/\/www.dropbox.com<\/a>. Il est stable et marche sur de nombreuses plate-formes. Avec la version gratuite, on peut d\u00e9j\u00e0 g\u00e9rer une bonne quantit\u00e9 de documents. Il faut par contre \u00e9viter de partager des vid\u00e9os, des photos, et ne pas h\u00e9siter \u00e0 archiver les documents que vous n’utilisez plus.<\/p>\n \u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Un \u00e9diteur de texte gratuit<\/em><\/strong><\/p>\n Actuellement l’\u00e9diteur pour vos documents Word et Excel est souvent Microsoft Office.<\/p>\n Tout le monde n’a pas forcement la derni\u00e8re version, et certaines personnes n’ont m\u00eame pas cet \u00e9diteur. Heureusement, il existe une alternative gratuite qui se nomme LibreOffice https:\/\/fr.libreoffice.org\/<\/a>. Il y a quelques limitations par rapport \u00e0 Microsoft Office, mais il est largement suffisant pour la majorit\u00e9 des documents d’une association.<\/p>\n \u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Les syst\u00e8mes de vote et de prise de d\u00e9cision<\/em><\/strong><\/p>\n Il y a diff\u00e9rents moyens de voter sur Internet. En fonction de la maturit\u00e9 d’une d\u00e9cision, diff\u00e9rents syst\u00e8mes peuvent \u00eatre utilis\u00e9s.<\/p>\n Par exemple, le \u00ab like \u00bb des commentaires sur les journaux romands, le like de Facebook, ou les outils \u00e9quivalents, permettent la cr\u00e9ation et le d\u00e9veloppement d’une id\u00e9e. Vous pouvez par exemple poser une question, et attendre les retours de vos membres. Cela vous aidera \u00e0 d\u00e9velopper votre d\u00e9cision finale.<\/p>\n Le \u00ab vote \u00bb ouvert sur Internet : Vous allez sur un site, et vous votez pour ou contre une d\u00e9cision. On peut le voir dans des votes pour voter pour le plus beau chat, la plus belle image, etc. Ce type de vote est fortement \u00e0 d\u00e9conseiller, sauf dans un cadre marketing et peut facilement \u00eatre fauss\u00e9. Ce que vous voyez dans ce type de vote est la capacit\u00e9 d’une personne \u00e0 vendre sa solution \u00e0 d’autres, \u00e0 faire marcher son r\u00e9seau d’amis pour soutenir sa solution et non un choix d\u00e9mocratique.<\/p>\n Le document partag\u00e9 : Tr\u00e8s simple \u00e0 mettre en place, cette solution repose sur la confiance en vos membres et ne marche pas si votre vote doit \u00eatre \u00e0 bulletin secret. Vous pouvez par exemple ouvrir un document Google Docs, mettre le nom de tous vos membres et partager le document. Une autre solution consiste simplement \u00e0 demander leur vote (par mail) et partager un r\u00e9sum\u00e9 du r\u00e9sultat avec tout le monde. Une fois cette \u00e9tape termin\u00e9e, vous partagez le r\u00e9sultat avec les membres. Cet outil tr\u00e8s simple \u00e0 mettre en place, se base sur la confiance, mais sur une confiance contr\u00f4l\u00e9e.<\/p>\n Le vote \u00e9lectronique : Ces solutions demandent une connaissance technique qui n’est pas forcement \u00e0 la port\u00e9e d’une coop\u00e9rative ou association. Il y a plusieurs versions qui ont toutes leurs limites. Le vote \u00e9lectronique fran\u00e7ais, par exemple, ne marche pas sur tous les ordinateurs. Le vote genevois manque de transparence. Cependant, le vote \u00e9lectronique peut apporter beaucoup. Par exemple donner la possibilit\u00e9 de changer son vote, et permettre \u00e0 chacun de voir si son vote \u00e0 bien \u00e9t\u00e9 pris en compte !<\/p>\n Une \u00e9volution int\u00e9ressante du vote peut \u00eatre la prise en compte du vote blanc. C’est dire : \u00ab Je ne suis pas satisfait par les solutions propos\u00e9es, donc je ne peux ni dire oui, ni dire non. \u00bb ou \u00ab Je ne suis pas satisfait par les candidats actuels \u00bb. Si vous avez 45 % de oui, 45 % de non, cela veut dire qu’il faut retravaillez la proposition, et proposer une nouvelle solution. La mise en place de cette approche peut apporter beaucoup dans des processus d\u00e9mocratiques.<\/p>\n \u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Gestion de temps<\/em><\/strong><\/p>\n Il y a deux outils gratuits tr\u00e8s utile pour g\u00e9rer son agenda.<\/p>\n http:\/\/doodle.com<\/a> est un outil id\u00e9al pour trouver une date permettant \u00e0 plusieurs personne de se retrouver. C’est un service gratuit qui permet d’organiser des meetings ou autre.<\/p>\n http:\/\/calendar.google.com<\/a> permet de partager un calendrier entre plusieurs personnes. Il permet aussi de mettre ce calendrier sur un site Internet.<\/p>\n \u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 GIT<\/em><\/strong><\/p>\n GIT est actuellement utilis\u00e9 par les d\u00e9veloppeurs pour partager leur code informatique (par ex. Linux). Beaucoup de produits sont d\u00e9velopp\u00e9s \u00e0 l’aide de GIT.<\/p>\n L’id\u00e9e de GIT est d’avoir plusieurs vision d’un concept (code). Une autre personne peut reprendre ce concept, l’am\u00e9liorer, et je peux reprendre \u00e0 mon tour ces modifications. De cette mani\u00e8re, on a une \u00e9volution continue du concept : Chacun participe \u00e0 sa vision d’un produit, d’un probl\u00e8me, et fait \u00e9voluer un concept dans sa globalit\u00e9.<\/p>\n Cela reste un outil technique, mais une simplification et une utilisation dans d’autres domaines, va certainement venir ces prochaines ann\u00e9es.<\/p>\n \u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 La d\u00e9mocratie liquide<\/em><\/strong><\/p>\n Le concept de d\u00e9mocratie liquide et des outils \u00e0 l’exemple du liquide feedback, ont \u00e9t\u00e9 mis en place par le parti pirate allemand.<\/p>\n En tant qu’individu, j’ai un droit de vote. Je peux d\u00e9l\u00e9guer ce droit de vote dans un domaine particulier \u00e0 des d\u00e9l\u00e9gu\u00e9s. J’ai le droit de reprendre ma voix \u00e0 tout moment. Ce d\u00e9l\u00e9gu\u00e9 peut \u00e0 son tour attribuer ma voix \u00e0 une autre personne. Ce syst\u00e8me est bas\u00e9 sur la transparence.<\/p>\n Un des avantages est le fait qu’il n’y a plus d’\u00e9lection et plus de campagne. Les gens \u00e0 qui on a attribu\u00e9 le plus de voix, deviennent les repr\u00e9sentants. Ils sont ainsi toujours au service du citoyen.<\/p>\n \u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 L’agilit\u00e9<\/em><\/strong><\/p>\n L’agilit\u00e9 est une m\u00e9thode venant de l’informatique, mais dont les concepts sont de plus en plus souvent utilis\u00e9s dans d’autres domaines http:\/\/agilemanifesto.org\/<\/a><\/p>\n Elle est bas\u00e9e sur 4 concepts :<\/p>\n Les individus et leurs interactions sont plus important que les processus et les outils. Et 12 principes qui sont facilement trouvable sur http:\/\/agilemanifesto.org\/<\/a>.<\/p>\n Cette approche peut \u00eatre g\u00e9n\u00e9ralis\u00e9e aux coop\u00e9rative et associations. On peut s’y inspirer pour d\u00e9velopper des valeurs de base dans notre coop\u00e9rative.<\/p>\n
\nPartager et communiquer entre membres : mail, skype, t\u00e9l\u00e9phone.
\nCommuniquer avec l’ext\u00e9rieur : r\u00e9seaux sociaux
\n\u00c9couter l’ext\u00e9rieur : support, hotline
\nManager, leader & coacher<\/p>\n
\nUn logiciel qui fonctionne est plus important qu\u2019une documentation exhaustive.
\nLa collaboration avec les clients est plus important que la n\u00e9gociation contractuelle.
\nL\u2019adaptation au changement est plus important que le suivi d\u2019un plan.<\/p>\n